Cold mailing do firm: w UK można więcej niż w Polsce. Jak pisać, żeby klient odpisał

Artykuł sponsorowany · Partner: DATABOT.PL

Cold mailing to wiadomość do osoby lub firmy, która nas nie zna, ale może potrzebować naszej usługi. To tani sposób na nowych klientów B2B. Pod jednym warunkiem: piszemy do właściwych osób i zgodnie z prawem.

Wielka Brytania: do spółek tak, do jednoosobowych firm – ostrożnie

Według wytycznych brytyjskiego urzędu ochrony danych ICO e-mail marketingowy do tzw. corporate subscribers – spółek (Ltd, PLC), LLP i spółek szkockich – nie wymaga wcześniejszej zgody. Trzeba jednak jasno podać, kto pisze, i dać prosty sposób wypisania się. Prośbę o wypisanie trzeba szanować i prowadzić listę „nie wysyłać”.

Inaczej jest z jednoosobowymi firmami (sole traders) i częścią spółek osobowych. ICO traktuje je jak osoby prywatne: potrzebna jest zgoda albo tzw. soft opt-in (np. byli lub obecni klienci, którym oferujemy podobne usługi). Jeśli nie wiesz, czy adres należy do spółki – traktuj go jak adres osoby prywatnej.

Uwaga: adres typu [email protected] to dane osobowe. Obowiązuje wtedy UK GDPR – trzeba mieć podstawę prawną (zwykle „uzasadniony interes”) i informować o przetwarzaniu. ICO zaznacza, że po ustawie Data (Use and Access) Act wytyczne są przeglądane i mogą się zmienić.

Polska: bez zgody nie wolno – także do firm

Od 10 listopada 2024 r. obowiązuje Prawo komunikacji elektronicznej. Art. 398 zakazuje wysyłania informacji handlowych e-mailem bez uprzedniej zgody odbiorcy – dotyczy to także firm. Zgoda musi być osobna dla każdego kanału (e-mail, telefon). Według Prawo.pl Prezes UKE może nałożyć karę do 3% przychodu lub do 1 mln zł. Ten sam przepis obejmuje też marketing telefoniczny. W praktyce w Polsce lepiej zacząć od spotkania, targów, polecenia albo LinkedIn – i dopiero wtedy poprosić o zgodę na ofertę.

Jak napisać maila, na który ktoś odpowie

1. Właściwy odbiorca. Najlepsza wiadomość nic nie da, jeśli trafi do złej osoby. Najpierw sprawdź, kto w firmie decyduje o zakupie.

2. Temat. Krótki i konkretny, związany z potrzebą klienta – nie z Twoją firmą.

3. Treść. Kilka zdań, prosty język, korzyść dla odbiorcy. Odbiorca ma czuć, że piszesz do niego, a nie do tysiąca firm.

4. Jeden cel. Pierwszy mail nie sprzedaje. Ma dostać odpowiedź: krótką rozmowę albo zgodę na przesłanie oferty.

5. Cierpliwość. Często potrzeba kilku wiadomości – każda inna, nie kopia poprzedniej.

Komentarz redakcji

Dla polskiej firmy w UK to dobra wiadomość: do brytyjskich spółek można pisać pierwszy, jeśli robi się to uczciwie i z opcją wypisu. Ale gdy wysyłacie oferty do firm w Polsce, obowiązują dużo ostrzejsze zasady. Ta sama kampania może być legalna w Londynie i nielegalna w Warszawie.

Co warto zrobić

• Podziel swoją listę na spółki (Ltd, LLP) i sole traderów – do drugiej grupy pisz tylko za zgodą.
• W każdym mailu podaj nazwę firmy, adres i link do wypisania się. Prowadź listę osób, które się wypisały.
• Do firm w Polsce nie wysyłaj ofert mailem bez wcześniejszej zgody.
• Napisz 3 krótkie, różne wiadomości zamiast jednej długiej.
• W razie wątpliwości zapytaj prawnika – ten tekst nie jest poradą prawną.

Mariusz Biniak – twórca platformy DATABOT.PL i autor bloga o sprzedaży B2B. Tekst powstał na podstawie jego poradnika, opracowany i uaktualniony przez redakcję THE BUSINESS TIME. Ujawnienie: autor jest powiązany z wydawcą gazety.

Co myślicie?

Czy czujecie to w swojej firmie? Napiszcie w komentarzu pod artykułem. Najciekawsze głosy opiszemy w kolejnych wydaniach.

Źródła

• ICO: Business-to-business marketing
• Prawo.pl: Zgody marketingowe i kontakty handlowe – Prawo komunikacji elektronicznej
• DATABOT.PL: Cold mailing (oryginalny poradnik)

© THE BUSINESS TIME / Argonauts Media Group Limited i DATABOT.PL. Artykuł sponsorowany. Kopiowanie, pobieranie i rozpowszechnianie bez pisemnej zgody wydawcy zabronione. To nie jest porada prawna.